Pada zaman sekarang, seringkali banyak perusahaan yang berupaya menghadirkan kemudahan untuk karyawan yang bekerja secara jarak jauh yaitu dengan menyewa virtual office sebagai salah satunya untuk bertempat kerja.

Selain memiliki harga yang murah, ternyata layanan penyedia virtual office ini memiliki keuntungan lainnya yang tepat bagi perusahaan perintis atau kecil.

Dengan segudang fitur yang tentunya tercukupi serta memiliki akses yang mudah, bisa menyebabkan produktivitas kerja karyawan menjadi lebih cepat dan efisien. Oleh karena itu, perusahaan yang berkeinginan menyewa virtual office sebaiknya mengetahui dahulu seperti apa penerapannya dan kekurangan dari layanan tersebut.

Penerapan dan Kekurangan dari Virtual Office

Kantor virtual merupakan konsep yang mana suatu perusahaan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk melakukan pekerjaan mereka secara remote. Penerapan virtual office bisa menghadirkan banyak kelebihan, misalnya produktivitas, fleksibilitas, dan biaya yang tidak terlalu tinggi.

Terdapat 5 penerapan virtual office, apa saja?

Berikut ini merupakan beberapa hal penerapan untuk virtual office:

1. Mengatur tempat kerja

Pastikan bahwa karyawan/tim memiliki ruangan kerja yang nyaman di tempat mereka masing-masing dan lingkungan yang kondusif guna untuk produktivitas.

2. Pelatihan dan bimbingan

Pastikan seluruh karyawan memiliki bekal pelatihan yang tercukupi dan bimbingan yang dibutuhkan untuk bisa menggunakan teknologi yang digunakan untuk bekerja secara remote.

3. Mengelola tugas

Penggunaan peralatan tugas seperti Trello, Asana,atau Jira guna memastikan seluruh karyawan bisa memahami dengan sama tentang tugas dan tenggat waktu yang ditentukan.

4. Jadwal Kerja

Bisa mengatur jadwal kerja secara fleksibel untuk karyawan yang bekerja secara remote. Tentu sebelum itu, pastikan bahwa karyawan telah menyepakati dan tetap memungkinkan untuk diskusi tim secara virtual dan waktu yang efektif guna untuk berdiskusi antar satu sama lain.

5. Akses

Pastikan bahwa seluruh karyawan memiliki akses yang sama untuk file, dokumen, atau aplikasi yang dibutuhkan untuk pekerjaan mereka. Penggunaan cloud storage misalnya Google drive, Dropbox, dan Microsoft onedrive guna menyimpan data dan membuatnya diakses di mana saja dan kapan saja.

Baca Juga : Virtual Office: 5 Usaha Apa Yang Tidak Bisa Menggunakannya?

Kekurangan Virtual Office

Namun, penerapan virtual office terdapat beberapa kekurangannya seperti antara lain:

1. Komunikasi yang sulit

Jaringan internet menjadi salah satu alasan mengapa komunikasi terkadang lebih sulit jika dibandingkan dengan komunikasi secara langsung karena karyawan/tim diharuskan bergantung pada jaringan internet yang kadang-kadang kurang stabil suatu saat yang mengakibatkan jadi kurang efektif.

2. Sulitnya menerapkan budaya perusahaan dan hubungan antar karyawan

Dikarenakan tidak berada di lokasi yang sama menjadikan penerapa budaya perusahaan dan menjalin hubungan antar sesama karyawan menjadi lebih sulit.

3. Tergantung pada teknologi

Memiliki ketergantungan kepada teknologi yang bisa mengalami gangguan teknis dan keamanan cyber yang terus meningkat dengan bertambahnya pengguna online.

Sebelum melakukan penerapan dalam kantor virtual, perusahaan sebaiknya memikirkan terlebih dahulu dengan teliti mengenai kelebihan dan kekurangan dari layanan ini dan mencari solusi yang cocok untuk mengatasi rintangan yang memungkin untuk terjadi.

Sewa Virtual Office – Graha Office

Graha Office merupakan perusahaan yang memfasilitasi atau menyediakan jasa virtual office serta berbagai jasa lainnya yang bertempat di Gedung Graha Pena Lt 15, Jl. Ahmad Yani No. 88 Surabaya.

Graha Office melayani jasa virtual office dengan biaya terjangkau, lengkap akan fasilitasnya, dan bisa membantu operasional bisnis anda. Berikut ini layanan paket virtual office dari Silver hingga Gold.

Paket Virtual Office Silver

Adapun fasilitas yang dihadirkan untuk paket virtual office silver antara lain.

• Menggunakan alamat bergengsi untuk legalitas

Alamat bisnis yang prestisius, representative dan strategis sesuai dengan alamat perusahaan Graha Office. Dengan mempunyai alamat ini didalam bisnis anda akan sangat baik dan penting untuk meningkatkan citra perusahaan atau bisnis.

• Mail Handling (Layanan Resepsionis)

Seluruh surat dan paket yang masuk tersebut akan diterima dan disimpan dengan baik oleh resepsionis professional yang mana akan segera menginformasikan anda kalau ada kiriman yang sudah datang.

• Pemberitahuan surat / pesan via email / SMS / WA

Graha Office menyediakan resepsionis yang bisa membantu anda untuk menerima surat / pesan dan memberikan pemberitahuan kepada anda. Pemberitahuan itu melalui surat atau pesan dengan platform Email, SMS, atau Whatsapp.

• Gratis Fasilitas Ruang Tamu

Klien atau rekan yang ingin menemui anda, bisa menggunakan fasilitas ruang tamu gratis dan nyaman.

• Gratis Biaya Set Up

Mungkin anda mengalami kesulitan dalam memindahkan atau mengatur alamat bisnis anda ke alamat bisnis baru, namun tidak perlu khawatir karena Graha Office akan menangani hal itu tanpa dipungut biaya tambahan.

• Harga Yang Terjangkau

Anda dapat sewa virtual office selama 1, 3, 6, atau 12 bulan sebagai berikut.

Harga 1 bulan = Rp 785.000

Harga 3 bulan (Diskon 22%) = Rp 612.300 / bulan

Harga 6 bulan (Diskon 27%) = Rp 573.050 / bulan

Harga 12 bulan (Diskon 50%) = Rp 392.500 / bulan

Harga di atas termasuk pajak penghasilan, namun belum termasuk PPN. Paling laris dipesan yaitu waktu sewa 12 bulan.

Paket Virtual Office Gold

Adapun fasilitas dihadirkan untuk paket virtual office gold yang mana juga menyediakan semua fasilitas di paket silver, namun adanya tambahan fasilitas yang anda bisa dapatkan jika pesan paket virtual office gold.

• Nomor Telepon dan Fax

Anda bisa memasangkan nomor telepon sebagai nomor perusahaan anda.

• Layanan Menjawab Telepon Profesional

Graha Office juga menyediakan jasa layanan jawab telepon secara professional. Penjawab telepon tersebut akan merepresentasikan perusahaan atau bisnis anda.

• Harga Yang Terjangkau

Anda dapat sewa virtual office selama 1, 3, 6, atau 12 bulan sebagai berikut.

Harga 1 bulan = Rp 1.570.000

Harga 3 bulan (Diskon 22%) = Rp 1.224.600 / bulan

Harga 6 bulan (Diskon 27%) = Rp 1.146.100 / bulan

Harga 12 bulan (Diskon 50%) = Rp 816.400 / bulan

Harga di atas termasuk pajak penghasilan, namun belum termasuk PPN. Paling laris dipesan yaitu waktu sewa 12 bulan.